כנס מהווה את ההזדמנות האולטימטיבית להרשים את הלקוחות, ליצור שיתופי פעולה אסטרטגיים, להשיק מוצר או שירות חדש בדרך מיוחדת ובלתי נשכחת. תנאי פתיחה מצוינים להעלאת המכירות.
ההפקה של כנס מוצלח להשקה ואירוע חשיפה מבוססת על בחירת לוקיישן מרשים, אולם מכובד אשר מצויד בתשתית טכנולוגית מתקדמת שעונה על הצרכים, קייטרינג או שף שירקחו את המטעמים היצירתיים לכבוד המאורע ומיתוג המקום לפי החזון העיצובי והזהות של החברה שמארגנת את הכנס.
בחירת אולם כנסים הינה הבחירה החשובה ביותר ויכולה להשפיע הן על הגעת המשתתפים וכן על האווירה, ההנאה והצלחת האירוע.
מדוע כדאי לקיים את הכנס באזור המרכז?
אתם בוודאי מעוניינים מלכתחילה להעלות את הסיכויים לכך שיגיעו כמה שיותר אנשים וכאשר בוחרים אולם כנסים במרכז לאירוע השקה נהנים מאירוע באזור גיאוגרפי שקל יותר להגיע אליו לבאים מכל הכיוונים האפשריים באמצעי תחבורה מגוונים – רכבת, אוטובוס, מוניות שירות.
באזור המרכז ישנן גם אופציות לינה רבות למי שמגיעים מרחוק ורוצים ללון בסמוך לאירוע או לשלב את ההשתתפות בכנס עם ענייני עבודה נוספים, פגישות וכדומה.
מומלץ לבחור אולם אירועים לכנסים שמספק גם חנייה קרובה ועם זאת, אינו נמצא במקום פקוק או עמוס במיוחד, כך שהדרכים יהיו יותר פנויות הן בהלוך והן בחזור וגם שהאווירה של המקום תתאים לאופי של האירוע וליוקרתיות של הכנס. למשל, מקום במרכז שמנתק מהמציאות המוכרת ומכניס למעין אווירה פסטורלית ורגועה יותר.
התאמת האולם לאירוע ההשקה
חפשו אולם כנסים שמתאים מבחינת שטח וגודל לכמות המשתתפים המוערכת בכנס. לכנסים גדולים ורבי משתתפים יש לאתר מראש נכס גדול מספיק על מנת למנוע דוחק וצפיפות.
בנוסף, בדקו את החלוקה של השטח לפי מתחמים או חללים. לדוגמא: אזור חיצוני ירוק ומטופח לשלב קבלת הפנים ונטוורקינג, חלל להקרנת סרטון תדמית או מצגת, אזור ישיבה לסעודה ואם מתבלים ומשדרגים את הכנס באטרקציות שונות כמו הופעה – שיש במה או אפשרות להקמת במה, עמדת תקליטן שינצח על הפלייליסט במהלך הכנס או במה למרצים.
החליטו על סגנון הישיבה בחוץ או בפנים גם לפי מועד הכנס והקונסטרוקציה של הדרך בה תכננתם את זרימת האירוע, ישיבה סביב שולחנות או ישיבה בשורות מול מסך.
ברמה הטכנית, אל תתפשרו על אולם כנסים במרכז שיאפשר לכם לספק את החוויה העוצמתית הדרושה בהשקתו של מוצר חדש כולל אפקטים של תאורה ומערכת סאונד איכותית, מקרנים, שליטה בהתאמה אישית בסאונד ובתאורה וכדומה.
כשאוכל ואפקטים נפגשים
ההיבט הקולינארי משחק תפקיד חשוב בבחירת אולם כנסים כי החוויה הגסטרונומית היא חלק בלתי נפרד מההצלחה. במקרה הזה תרצו אולי לבחור מקום בעל קונספט מעניין גם מהזווית הקולינארית כמו שוק אוכל שמדמה יריד אוכל בינלאומי עם אפשרויות טעימה ממטבחים שונים, מטבח שף ואוכל גורמה מוקפד המבוסס על חומרי גלם עונתיים ופרזנטציה מוקפדת וכמובן היצע רחב.
שימו לב גם שהמקום יכול להתאים לזהות המיתוגית מבחינת פריסת מוצרי טקסטיל, הקרנת הלוגו של החברות המשתתפות או הספונסרים על גבי הקירות, מפות ממותגות וכדומה.
חשבו כיצד להעצים את אפקט ה-WOW של הכנס בסטנדרטים הגבוהים ביותר ביצירת תמהיל מעניין וכיצד אפשר לרתום את האולם והצוות של המקום כך שכל משתתף בכנס אכן יספוג את התכנים וינצור את ההשתתפות בתור חוויה.
צלם מגנטים לשדרוג אירוע השקה
צלם מגנטים מהווה הן אטרקציה לכנס והן הזדמנות ללכוד רגעים ולייצר מזכרת ממותגת מהכנס כולל מיתוג שנבחר מראש ברמת הלוגו, הצבעים או המסר שמודפס על גבי המגנט. פנו לצלם מגנטים מנוסה ומיומן המגיע עם הציוד המקצועי ויוכל לייצר מגנטים שהמשתתפים בכנס ישמחו לקבל ולשמור.
בחירת צלם מגנטים לאירוע השקה – הדגשים החשובים לבחירה נכונה
בשביל לבחור צלם מגנטים לאירוע השקה יש דגשים חשובים מאוד, לא כמו כל בחירת של צלם אחר לאירוע.
אלו הם הדגשים שצריכים להנחות אתכם שאתם בוחרים צלם לאירוע השקה:
לבוש מכובד
בדרך כלל צלמי מגנטים נוהגים להגיע לאירועים בלבוש בסיסי שהוא ג'ינס וחולצת טישרט, אם חשוב לכם הייצוגיות כדאי מאוד לוודא מול הצלם שהוא לא מגיע עם ג'ינס קרעים אלא עם ג'ינס בסיסי וחלק, חולצת פולו שחורה מגולח ומסודר ולבוש בצורה מכבדת ולא רשלנית.
התנהלות נאותה
צלם מגנטים מקצועי צריך להבין את החשיבות שיש לאירוע השקה. לכן, חשוב מאוד לוודא שהוא מבין את החשיבות ומקדיש את כל תשומת הלב לכל אחד מהאורחים באירוע ועושה את העבודה תוך כדי מתן שירות אדיב ומנומס לכלל האורחים המגיעים לאולם.
